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CRM - Heutige Aktivitäten

Das „Heutige Aktivitäten“ - Fenster ist eine Hauptkomponente des CRM. Es werden alle fälligen bzw. nicht abgeschlossenen Aktivitäten und alle unbearbeiteten Tickets angezeigt und verwaltet. Alle ungelesenen Aktivitäten werden gelb angezeigt.

Sie Öffnen das Heute Fenster, indem Sie einen Doppelklick auf die b-logic Statusleiste, an der Stelle wo die Anzahl der fälligen Aufgaben steht, ausführen.

Um das „Heutige Aktivitäten“ - Fenster nutzen zu können, brauchen Sie das AKTV Recht.

Das „Heutige Aktivitäten“ - Fenster stellt Meldungen von Systemdiensten dar. Diese werden unter [Stammdaten] -> [System] -> [Sonstiges] -> [Systemdienste] verwaltet.
Über die Systemdienste lässt sich definieren, auf welchen PCs der Dienst, laufen soll und somit die Meldungen im jeweiligen Heute Fenster erscheinen. Sie können eine Zeit definieren, von wann bis wann der Prozess abgerufen werden darf und in welchem Intervall dies geschehen soll.

Während der Arbeit mit diesem Fenster, können Sie festlegen, dass es nicht automatische geschlossen werden soll. Dazu setzen Sie einfach den Haken bei "Fenster immer offen". Normalerweise würde sich das Heutige Aktivitäten Fenster schließen, sobald Sie außerhalb des Fensters mit der Maus klicken. Durch diese Option versetzt das Fenster bei einem Kick außerhalb, in eine Miniaturansicht. Sobald Sie wieder hineinklicken öffnet sich das komplette Heutige Aktivitäten Fenster. Wollen Sie das Fenster immer offen lassen, können Sie das unter [Stammdaten] -> [Grundlagen] -> [Diverses] -> [Allgemeine Grundlagen] -> [Heute Fenster] -> [immer offen] definieren.

1. Aktivitäten

Eine Aktivität bildet die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Dieser Aktivität sind typischerweise eine Tätigkeit, ausführende Ressourcen (Personen, Maschinen), zu benutzende Ressourcen (Werkzeuge, Maschinen, anderweitige Betriebsmittel) und zeitliche Abhängigkeit (Reihenfolge, Ausführungsdauer usw.) zugeordnet. Aktivitäten koordinieren, informieren, überwachen Tätigkeiten, die zusätzlich zu warenwirtschaftlichen und Fertigungsbelegen erfolgen. Über einen Grundlageneintrag unter [Stammdaten] -> [Grundlagen] -> [Diverses] -> [Allgemeine Grundlagen] -> [Heute Fenster] -> [fällig plus Tage] können Sie definieren wieviel Tage nach dem "Beginn-Datum" die Aktivität fällig ist.

Bei dem erstellen einer neuen Aktivität haben Sie mehrere Typen zur Auswahl (Notiz, Allgemeine Aufgaben, Kontakt, Prozessaktivität, Systemmeldung und Nachricht).

Die verschiedenen Typen haben unterschiedliche Bearbeitungsansichten. Wird das Fälligkeitsdatum eines Typs überschritten erhalten Sie bis Notizen und Nachrichten einen Hinweis beim Programmstart.

2. Tickets

Tickets dienen zur Klassifizierung und Bearbeitung von Anfragen. Als Anfragen oder Anliegen werden eingehende Anrufe, E-Mails, Faxe und ähnliches betrachtet. Sie können folgende Arten von Tickets erzeugen: Meldungen, Verkaufschancen, Verkaufsvorgänge, Qualitätsvorfälle (KD oder Intern), Service-Leistungen. Meldungen sind dabei als allgemeinste Tickets aufzufassen denn sie sind unqualifiziert. D.h. Sie sollten zur besseren Übersichtlichkeit immer gleich denn zutreffenden Tickettyp wählen.

3. weitere Bearbeitungsfelder

Das Thema und die Kontaktarten lassen sich in den allgemeinen Grundlagen einpflegen.
[Stammdaten] -> [Grundlagen] -> [CRM] -> [Vertriebsphasen/Kontaktarten]
Bei der Kontaktart können Sie mit den Hackenfeldern Brief und Email festlegen, ob diese Kontaktart in der Kampagne Briefe bzw. E-Mails verschicken darf.
Mit den Merkmalfeldern können Sie sich weitere Indizien hinterlegen.
Bei der Priorität können Sie 3 verschiedene Prioritäten (normal, gering oder hoch) auswählen, dies wirkt sich dann in der Darstellung aus. Ist die Priorität hoch, färbt sich Aktivität im „Heutige Aktivitäten“ - Fenster, sowie in der Statusleiste, rot ein.
Der Status ist wie bei den anderen b-logic^® Objekten ähnlich zu betrachten. Je nach dem Status ist der Arbeitsablauf (Workflow) noch sichtbar oder nicht. Es sind nur die zusehen, die offen oder in arbeit sind. Abgewickelte Aktivitäten können Sie durch Umschalten des Filters einsehen.
Der Bearbeiter ist derjenige der diesen Workflowtyp sehen würde. Dabei ist zu beachten das alle rot und durchgestrichenen Bearbeiter können diesen Workflowtyp erhalten aber nicht einsehen, da sie das entsprechende Recht im Benutzerkonto nicht haben. Alle die diese Nachrichten erhalten und lesen können, sind grün geschrieben.
Der Absender ist immer der angemeldete Nutzer selbst.
Den Startpunkt der Aktivität legen Sie im „Beginnt am“ - Feld an. Das „Fällig am“ - Feld ist das Datum, an dem die Aktivität beendet sein sollte.
Den Fortschritt der Aktivität können Sie beim „Erledigt“ - Auswahlfeld auswählen, dies spielt aber keine direkte Rolle mit dem Status. Wenn Erledigt auf 100% steht, ist der Status nicht abgewickelt!

4. Bereich „Anzeige Aktivitäten“

Sie können zwischen dem Posteingang und dem Postausgang hin und her wechseln. Im Posteingang sehen Sie alle aktuellen, abgewickelten oder zukünftigen Aktivitäten, die Sie von anderen Nutzern bekommen oder sich selbst als Aufgabe gestellt haben. Im Postausgang sehen Sie alle Aktivitäten die Sie selbst als User verschickt haben, hier können Sie auch zwischen aktuelle, abgewickelte oder zukünftige Aktivitäten wählen.

5. Bereich „Neu“

Um eine neue Aktivität zu erstellen klicken Sie bitte auf „Thema“. Nun geben Sie in die Felder ein, um was für eine Aktivität es sich handeln soll. Sie sollten auch einen kurzen Text zum Verständnis schreiben. Zusätzlich können Sie eine Datei als Anhang mit übersenden. Eine neue Wiedervorlage bedeutet, dass Sie den markierten Satz auf abgewickelt setzen und das eine neue Aktivität zu dem gleichen Kunden erzeugt wird. Eine neue Nachricht ist eine einfache Information, den Sie zu einem anderen Nutzer schicken können.

6. Bereich „Bearbeiten“

Hat ein anderer Nutzer Ihnen eine Aktivität geschrieben, können Sie mit dem Schalter „antworten“ direkt eine Nachricht als Antwort schicken.
Um eine Aktivität einem anderen Nutzer weiterzusenden, klicken Sie auf den Schalter „weiterleiten“.
Mit dem Schalter „abwickeln“ können Sie den Status einer Aktivität auf „abgewickelt“ setzen.
Wenn eine Aktivität veraltet oder nicht mehr wichtig ist, können Sie mit dem Schalter „löschen“ entfernen. Die gelöschten Aktivitäten werden aber nur verschoben. Sie finden diese unter [Stammdaten] -> [System] -> [Datenbank] -> [Workflow löschen]. Hier können Sie die Aktivitäten endgültig löschen.

7. vCalendar

Im Kontaktmanger haben Sie auch die Möglichkeit, die aus Microsoft Office bekannten,  vCalendars (*.vcs Dateien) zu im- und exportieren.

Für den Import ziehen Sie einfach die vCalendar Datei per Drag&Drop in die b-logic^®Arbeitsoberfläche. b-logic^® erkennt diese Datei automatisch, verarbeitet Sie und legt eine neue Aktivität an.

Der Export einer vCalendar Datei kann im Heute Fenster über das Symbol durchgeführt werden.

8. Bereich „Sprung zu“

Sie können bei dem Schalter „Mitarbeiter“ alle verfügbaren Daten des Mitarbeiters einsehen, den Sie ausgewählt haben. Im öffnen Fenster können Sie direkt einen bestimmten Mitarbeiter anrufen oder eine SMS / E-Mail / Brief schreiben (Wenn die Daten eingetragen sind). Zusätzlich können Sie alle Aktivitäten die diesem Mitarbeiter zugeordnet sind einsehen und neue anlegen.

9. Statusleiste

Automatische Aktualisierung:

Die Anzeige hält sie ständig auf den laufenden wie viele offene und fällige Aktivitäten vorliegen.

Aktualisierung deaktiviert oder zu wenig Systemressourcen:

Diese Anzeige erscheint, wenn Sie den Dienst deaktiviert haben oder zu wenige Systemressourcen zur Aktualisierung vorhanden sind. Über einen einfachen Klick auf die Anzeige öffnet sich aber dennoch der Heute Bildschirm und eine manuelle Aktualisierung wird vorgenommen.

10. BubbleBox

In der BubbleBox werden alle fälligen Aktivitäten angezeigt. Alle Aktivitäten von den Typen Notiz, Nachricht und allgemeine Aufgabe werden in der BubbleBox nicht angezeigt, weil bei denen die Fälligkeit keine Rolle spielt.