CRM - Kontaktmanager
Der Kontaktmanager ist eine Erweiterung zu den Fenstern „Info Kunde“ und „Info Lieferant“ und enthält zusätzliche Register. Die Anzahl der Register und welche dargestellt werden ist abhängig, ob Sie einen Kunden, einen Lieferanten oder nur eine Adresse ausgewählt haben.
Die Funktion des Kontaktmanagers besteht darin, Ihnen die Arbeit mit Ihren Kunden, Lieferanten und Intressenten zu erleichtern. Sie sehen alle gelaufen und zukünftigen Aktivitäten. Halten Sie Telefonate, Aufgaben, wichtige Notizen und sonstige entscheidene INformationen fest, um diese später durch einen Handschlag wieder aufrufen zu können.
Kontaktmanager Register
Im oberen Teil des Fensters sehen Sie einen Adressbaum. Wenn die Adresse eine oder mehrere Unteradressen hat, werden diese baumartig dargestellt.
Zusätzlich erhalten Sie die wichtigsten Kontaktinformationen in Form einer Visitenkarte. In der Mitte des Fensters sind die CRM Aktivitäten wie im Fenster „Heutige Aktivitäten“ dargestellt.
Wie Sie neue Aktivitäten erstellen und verwalten erfahren Sie hier…
Die Aktivitäten können Sie innerhalb der Haupt- und dazugehörigen Unteradressen umverteilen. Wählen Sie dazu einfach die Aktivität mit gehaltener linker Maustaste aus und schieben diese auf die gewünschte Unter- oder Hauptadresse. Das Umschalten zur Unteradresse oder zurück zur Hauptadresse funktioniert einfach per Doppelklick im Baum.
Im Kontaktmanger haben Sie auch die Möglichkeit, die aus Microsoft Office bekannten, vCards (*.vcf Dateien) zu im- und exportieren.
Für den Import ziehen Sie einfach die vCard per Drag&Drop in die b-logic®Arbeitsoberfläche. b-logic® erkennt diese Datei automatisch, verarbeitet Sie und legt eine neue Adresse an.
Ist im Outlookfeld Firma etwas eingetragen, so wird die Adresse eine Organisation. Ist bei Abteilung etwas eingetragen, wird sie zur Abteilung und steht gar nichts drin, wird sie eine Person.
Der Export einer vCard kann im Kontaktmanger über das Menü [Bearbeiter] -> [vCard exportieren] oder über das Symbol 
durchgeführt werden.
Kontaktmöglichkeiten:
Hinweis: für den E-Mail Versand, den SMS-Versand und das Telefonbuch benötigt der Benutzer das Internetrecht.
- Telefon
Haben Sie eine Telefonnummer bei der ausgewählten Adresse gespeichert, können Sie diese jederzeit anrufen. b-logic® benutzt zum wählen die Microsoft Windows Wahlhilfe.
- SMS
Die Vorraussetzung, das Sie SMS (Kurznachrichtendienst) benutzen können, ist ein Konto bei innosend.de. Um seine Kontodaten bei b-logic® einzugeben, gehen sie auf [Stammdaten] -> [Grundlagen] -> [Diverses] -> [Allgemeine Grundlagen] -> [SMS]. Das versenden von einer SMS ist nur möglich, wenn bei der ausgewählten Adresse eine Handynummer hinterlegt ist. Ist dies der Fall öffnet sich ein Fenster, wo Sie Ihre Kurznachricht schreiben können. Durch einen klick auf das Empfängerfeld, wird die Handynummer übergeben. Alternativ können Sie über die Suche einen anderen Empfänger bestimmen. Das Einfügen von Textbausteinen erleichtert Ihnen die Eingabe des Textes. Die verwendete Zeichenanzahl wird Ihnen jederzeit angezeigt (Eine SMS enthält 160 Zeichen). Wenn Sie nun auf den Schalter „Abschicken“ klicken, wird Ihre Kurznachricht versandt.
Sie haben zwei Möglichkeiten E-Mails zu versenden.
- intern über b-logic®
- extern über ein Standard - E-Mail - Programm (z.B. Microsoft Office Outlook)
Das E-Mail Fenster in b-logic® ist ähnlich wie das von Microsoft Office Outlook aufgebaut. Um die E-Mail Funktionalität einzurichten, gehen Sie auf [Stammdaten] -> [Grundlagen] -> [Diverses] -> [Allgemeine Grundlagen] -> [E-Mail].
Im Falle, dass Sie einen Exchange Server nutzen, brauchen Sie nur den Server und den SMTP Port in den Grundlagen eintragen. Wenn Sie ein POP3 E-Mail Konto (z.B. gmx, web, yahoo) verwenden möchten, brauchen Sie nur den Nutzernamen und das Passwort eintragen. (Haben die einzugebenden Daten nicht bei Hand oder wissen Sie diese nicht, wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.) Ist der Haken bei externem E-Mail Programm gesetzt, öffnet b-logic® dieses, eine neue E-Mail wird erstellt und die E-Mail Adresse des Empfängers wird eintragen.
- Dokument
Der „Brief“ Schalter bietet die Funktionalität Word Dokumente direkt aus b-logic® zu generieren.
Wenn Sie auf den Schalter klicken öffnet sich eine Auswahl von Vorlagen, aus denen Sie neue Dokumente erstellen können.
Welche Vorlagen in der Liste auftauchen, können durch den Administrator oder Nutzer mit dem SYS1 Recht unter [CRM] -> [Grundlagen]->[Vorlagen] festgelegt werden.
Wenn Sie die Zeile mit „…“ auswählen, können Sie individuelle Vorlagen auf Ihrem PC suchen und hier verwenden.
Hinweis: Die Vorlagen müssen den Dateityp .DOT besitzen.
Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, öffnet sich das Ablagesystem Fenster, wie Sie damit umgehen erfahren sie hier...
Verlassen Sie das Ablagesystemfenster mit OK, werden Sie gefragt ob Sie das nun angelegte Dokument öffnen und somit weiterbearbeiten möchten.
- Telefonbuch
Sie haben in diesem Fenster die Möglichkeit, nach Telefonnummern zu suchen oder anhand von Telefonnummern, den zugehörigen Namen herauszufinden. Wollen Sie noch den Standort zu der Telefonnummer sehen, klicken Sie einfach auf Standort anzeigen.
Daten direkt in den Adressstamm speichern, funktioniert nur wenn Sie aus einer gültigen Adresse kommen oder die Suchfunktion genutzt haben.
Register Aktivitäten und Register Tickets
Die Register Aktivitäten und Tickets sind identisch zum „Heutige Aktivitäten“-Fenster nur speziell für diesen Kontakt.
Register Dokumente
Dem Kontakt können Sie über das Register Dokumente beliebig viele Dokumente zuordnen. Ziehen Sie dafür einfach eine Datei per Drag and Drop aus dem Explorer in das Dokumente-Fenster. Diese Dokumente können Sie dann Aktionen zuordnen. Dabei gilt: immer nur ein Dokument pro Aktion.