Import

Allgemeine Informationen
Haben Sie bereits vorhandene Unternehmensdaten? Nutzen Sie  dieses Dokument oder die nachstehende Beschreibung um sie in b-logic^® zu importieren. In diesem Dokument finden Sie umfangreichere Erklärungen.

Nutzen Sie dieses  Zip Archiv und die darin enthaltenen vorgefertigten Importtabellen, um schnell und sicher ans Ziel zu gelangen. Lesen Sie aber bitte dennoch sich den kompletten nachstehenden Text durch, um die Feinheiten und Komplexität des Importes zu verstehen.

Mit Hilfe dieser Funktion können Sie alle Daten importieren, die sie zum Beispiel in Tabellenkalkulationen, Textdokumenten etc. geschrieben haben. Voraussetzung ist, dass sich aus dem Geschriebenen heraus eine Spaltentrennung mit Tabulator und eine Zeilentrennung durch einen Zeilenumbruch ergibt.

Ein Hinweis bevor zu Ihre Daten importieren!
Für den Fall, dass Sie noch nie mit dem Import gearbeitet haben, sollten sich eine leere Datenbank nehmen und den Import ausführlich Testen. Bitte lesen Sie sich zuerst die Hilfe genau durch, bevor Sie den Import starten. Beginnen Sie immer mit wenigen Daten. Hunderte von importierten Datensätzen sind nur sehr umständlich wieder zu löschen und können unter Umständen zu Problemen führen. Nach dem Sie mehrere Testimporte durchgeführt haben und sich sicher im Umgang mit dem Import fühlen, können Sie bedenkenlos zu Ihrer Firmendatenbank wechseln und Ihre Daten importieren.  

Die Vorlage darf eine Spaltenanzahl von 50 nicht übersteigen, die Anzahl der Zeilen und die Reihenfolge der Spalten haben jedoch keinen Einfluss. Der vollständige Import aller Felder ist durchführbar, allerdings kann immer nur eine Tabelle gleichzeitig eingeführt werden. Damit b-logic^® die Spalten und Tabellen erkennt, müssen Sie Kennwörter vergeben. Die Kennwörter sind die Spaltennamen. Diese können Sie einfach in Ihre Anwendung (Excel, Word…) exportieren, wählen Sie dazu in System->Datenbank->Import das Register Export aus und geben Datenart sowie Dateiformat an und klicken auf „Export Muster“.  

Informationen, welcher Feldname für welches Feld in b-Logic^® steht, finden Sie weiter unten. Nun füllen Sie die Felder entsprechend Ihren Wünschen aus. Wie Sie Ihre bereits vorhandenen Unternehmensdaten in b-logic^® importieren, erfahren Sie hier.

Wenn Sie jetzt die Daten importieren wollen, markieren Sie die gewünschten Spalten und drücken Sie . Damit werden die Spalten in die Zwischenablage kopiert.

In b-logic^® müssen Sie unter dem Register auf den Schalter „Einfügen“ klicken. Damit werden die Spalten aus der Zwischenablage direkt in das Importfenster kopiert. Unter dem Einfügen-Schalter befindet sich der Datentyp-Schalter. Wenn Sie den betätigen überprüft das Programm die importierten Daten und versucht, diese zu erkennen. Das Programm entscheidet sich für die Tabelle, die die meisten Einträge hat. Wenn es überflüssige oder inkorrekte Spalten gibt werden sie gelöscht.

Der Format-Schalter direkt unter dem Datentyp-Schalter bewirkt bei Betätigung eine Überprüfung der Korrektheit der importierten Daten, ob diese überhaupt zu der Spalte gehören können. Ist dies nicht der Fall erscheint ein Warnhinweis. Wenn Sie einen Haken bei Meldung machen, werden Ihnen alle Details bei zu langen Zellen gezeigt.

Im Register können Sie nun die Daten aus der Quelltabelle in die Übernahmetabelle übertragen. Das Programm erzeugt automatisch eine fortlaufende Nummer. Das Format in der Übernahmetabelle entspricht schon dem Format der Originaltabelle. Nach der fortlaufenden Nummer sehen Sie 3 Kästchen. Diese sind für den nächsten Punkt von Bedeutung.
Beim Übertragen in die Übernahmetabelle werden spezielle Spalten farblich markiert. Die Farben haben eine bestimmte Bedeutung:

Farben:

Mit dem Schalter „Schlüsselfeld“ überprüfen Sie, ob die importierten Daten bereits in den Stammdaten vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird ein Häkchen in dem Feld „Ä“ (Ändern) gemacht. Wenn die Zeile noch nicht vorhanden ist, wird in das Feld „N“ (Neu) gesetzt. Wenn es ein neuer Datensatz ist und es sind nicht alle Pflichtfelder ausgefüllt, werden sie mit dem Standardwerten gefüllt. Fehlen immer noch Daten wird Ihnen das Programm helfen, diese zu ergänzen.

Wenn ein Haken in dem Feld „M“ (Merker) gesetzt wird, sind mehrere Schlüssel vorhanden. Das Programm sperrt daraufhin diese Zeile. Schlüssel sind eindeutige Bezeichner für Spalten, ein Beispiel für eine eindeutige Bezeichnung wäre die Personalnummer. Kommen solche Schlüssel mehrfach in einer Zeile vor, würde es zu Fehlern kommen, deswegen wird die Zeile gesperrt.

Der Schalter „Check Daten“ bewirkt folgendes: In den Zeilen, die mit „Ä“ markiert sind, erfolgt nur in den Spalten eine Änderung, die auch gefüllt sind. Verändern Sie nun den Inhalt der Zellen, wird überprüft, ob die Daten richtig sein können. Ist dies nicht der Fall, werden Sie auf den Fehler aufmerksam gemacht.

Im Register befindet sich der Schalter „Schreiben“. Bei Betätigung werden alle Zeilen, die mit einem „N“ oder „Ä“ versehen sind, in die Stammdaten geschrieben. Zeilen dir mit „M“ markiert sind werden übersprungen.

Das Register ermöglicht es Ihnen, eine Tabelle zu wählen und den Importspeicher zu bearbeiten. Der Importspeicher kann separat geladen, gelöscht und gespeichert werden. Der Vorteil ist, dass Sie die Tabellen während Ihrer Hauptarbeitszeit vorbereiten und zwischenspeichern können, wenn Sie dann im System allein arbeiten, können Sie die Änderungen vollziehen.

Im Register „Korrekturen“ können Sie die Importtabelle filtern und sortieren. Weiterhin können alle Zeilen mit einem ”M“ versehen werden, bzw. der Status “M“ kann auch wieder zurückgesetzt werden. Um eine Spalte mit einem bestimmten Wert zu setzen, benutzen Sie den Schalter „Spalte“. Wenn nur die leeren Zellen gefüllt werden sollen, machen Sie einen Haken in das Kästchen, ansonsten werden alle Zellen der Spalte auf diesen Wert gesetzt.

Das Register "Log", bietet Ihnen Die Möglichkeit alle von Ihnen getätigten Arbeitsschritte nachzuvollziehen und in Fehler und Hinweismeldungen noch einmal einzusehen.  

Bedeutung und Arbeit mit den Daten

Um zu wissen welche Spaltennamen sie vergeben müssen um einen Artikel zu importieren, wechseln Sie in den Artikelstamm von b-logic^®.
Klicken sie nun mit der Rechten Maustaste in ein Eingabefeld.

Es erscheint das Mausmenü:

Sie können daraus den Feldnamen entnehmen. Nun ändern Sie einfach die Bezeichnung „art.nr“ in der zu importierenden Tabelle in „a_nr“ und nutzen diese als Spaltennamen.
Diesen Vorgang wiederholen Sie mit all den Feldern, die Sie importieren wollen.
Dieses Prinzip können Sie bei allen Importen anwenden (Stücklisten „s_“, Konditionen „k_“ etc.)

Um Ihnen die mühselige Arbeit jedes Feld zu notieren abzunehmen, haben wir Ihnen ein paar Grafiken zusammengestellt, die alle relevanten Felder pro Fenster enthalten.