Dokumentenmanagement

Wollen Sie zu Artikeln oder Adressen Bilder, Diagramme, Tabellen oder sonstige Dateien hinterlegen? Welche Art von Dokument auch immer, mit dem Dokumentenmanagement können Sie Dateien in ein eigenes Ablagesystem hinzufügen und mit verschiedensten Objekten (Artikel, Adressen, Fertigungsaufträge, usw.) verknüpfen.

1. Grundlageneinstellungen treffen

Sollten Sie das Dokumentenmanagement zum ersten Mal benutzen, definieren Sie Ihre Einstellungen unter den Allgemeinen Grundlagen ([Einstellungen] → [Grundlagen] → [Diverses] → [Allgemeine Grundlagen].

Sie können folgende Einstellungen treffen:

Pfadangabe: Hier geben Sie an, nach welchem Prinzip das Ablagesystem arbeitet.

  1. Lassen Sie das Feld leer, so wird die verknüpfte Datei an ihren Speicherort liegen gelassen, liegt Sie lokal bei einen Benutzer vor, kann nur dieser auf diese zugreifen.
  2. Geben Sie einen Pfad lokal oder auf dem Server an und die Datei wird dahin kopiert oder verschoben.
  3. Geben Sie "?" ein und ein Speicherndialog fragt sie bei jeden neuen Dokument, wo das Dokument abgelegt werden soll.
  4. Geben Sie "A" ein und ein erweitertes Ablagesystem wird verwendet.

Alle Eingaben erfolgen ohne " !

Basispfad Adressen/Artikel/Diveres/QS:  Der Speicherpfad für die abzulegenen Dokumente wird hier eingetragen. Wollen Sie allen Benutzern ermöglichen auf die Dateien zuzugreifen, tragen Sie an dieser Stelle einen Serverpfad ein, der allen zugänglich ist.

Achtung: Angaben wie, "\\Server\..." sind nicht zulässig!

Ablagesystem Adresse/Artikel: An dieser Stelle legen Sie das prinzip der Pfadbildung fest. Der endgültige Ablagpfad bildet sich aus Basispfad + Ablagesystemprinzip. Gruppe - z.Bsp.: Artikelgruppe , KDNR - Kundennummer , KDSW - Kundensuchwort , 100+KDNR - es wird ein übergeordneter Ordner erstellt mit den ersten 3 Ziffern der KDNR und ein Ordner mit der KDNR als Name, NCHAR+KDSW - es wird ein übergeordneter Ordner erstellt mit den ersten 3 Buchstaben des Suchwortes und ein Ordner mit dem Suchwort als Name.

Bildgröße: Geben Sie die maximale Bildgröße ein (in KB)

Kopieren/Verschieben: Sollen die abzulegenen Dokumente kopiert oder verschoben werden. Wird eine Datei vom Ursprungsort verschoben, so ist diese nur noch im Ablagesystem verfügbar.

Datei löschen: Geben Sie an, ob man Dateien löschen darf, bzw wer dies ausführen darf.

Pfad Papierkorb: Damit evtl. ungewollte Löschaktionen nicht widerrufbare Dateien entfernt, geben Sie einen Pfad an, indem alle gelöschten Objekte "gesichert"werden.

Umbenennen: Ist dieser Haken gesetzt, werden alle Dateien nach dem Kunden / Artikelnamen bezeichnet. Ist schon ein Objekt mit dem Namen vorhanden, wird ein Alternativname vorgeschlagen.

Überschreiben: Soll ein vorhandenes Dokument überschrieben werden?

nChar: Wieviele Zeichen sollen bei der Gruppierung verwendet werden?

Vorschau: Welche Dateitypen sollen in der Vorschau angezeigt werden?

Zuordnung Fertigung: Ablage von Dokumenten bei der Fertigung erfolgt nach "Kunde" oder "Artikel"

Anzeige im Baum: Wie soll die Anzeige im Dokumentenbaum aussehen?

1 - Dateiname
2 - Suchwort
3 - Suchwort + Dateiname
4 - Dateiname + Suchwort
5 - Hinzugefügt am + Suchwort
6 - Hinzugefügt am + Dateiname
7 - Suchwort + Hinzugefügt am
8 - Dateiname + Hinzugefügt am

CRM: Beim Erstellen von Briefen/Dokumenten soll die entstandene Datei:

1 - automatisch über das DMS verwaltet werden
2 - auf dem Desktop gespeichert werden
3 - über ein Abfragefenster soll entschieden werden

Abgewickelt CRM: abgewickelte Aktivitäten werden standardmäßig angezeigt?

Gruppe: Die gewählte Gruppe spielt bei der Pfadbildung eine Rolle?

Archivpfad: Basispfad in dem archivierte Dokumente abgelegt werden

Zeichnungspfad: Basispfad in dem Zeichnungen abgelegt werden. Ein Zeichnungspfad kann nur eingetragen werden, wenn vorher eine Zeichnungsgruppe deklariert wurde.

Zeichnungspfad Gruppe: Es wird der Zeichnungspfad genutzt, wenn folgende Gruppe gewählt wird.

Prüfung: Soll geprüft werden, ob die Dateien vorhanden sind. Für den Fall sie sind nicht vorhanden, wird angeboten, das die Verweise entfernt werden.

2. Folge-/QS-Dokumente einfügen

  1. Öffnen Sie einen Artikel im Artikelstamm und gehen Sie auf das Register Dokumente.
  2. Wählen Sie im Baum zwischen Folgedokument und QS-Dokument (Qualitätssicherung)
  3. Klicken Sie den Schalter "Neu".
  4. Nun öffnet sich automatisch ein Fenster um die Datei auszuwählen. Suchen Sie die gewünschte Datei heraus und klicken Sie auf Öffnen. Wenn Sie das erweiterte Ablagesystem ("A" in den Grundlageneinstellungen) nutzen erscheint eine neue Maske die Ihnen ermöglicht, die Einstellungen Ihren Wünschen anzupassen.
  5. Je nach Wunsch können Sie noch Suchwort, Autor, Gruppe und einen Text zur Wiedererkennung eingeben.
  6. Speichern Sie mit speichern.

Sie können nun Ihre Dokumente im Baum sehen und auswählen. Wenn Sie viele Dokumente in Ihrer Baumstruktur haben, dann können über Rechtsklick->Baum aufklappen oder Baum zuklappen Ihre Ansicht deutlich vereinfachen.

Wählen Sie ein Dokument aus, um ein Detail zu diesem Dokument anzuzeigen. Hier können Sie bespielsweise die Gruppe oder das Suchwort ändern.

Mit einem Doppelklick auf den Speicherort oder den Namen des Dokumentes im Detail, öffnen Sie die hinterlegte Datei. Klicken Sie auf den kleinen gelben Ordner neben dem Eingabefeld des Dateiortes und es öffnet sich der Windows-Explorer mit dem Ordner in dem Ihre Datei abgelegt ist.

Hinzufügen von Dateien per Drag & Drop
Um die Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem noch einfacher zu gestalten, wurde die Funktion Drag & Drop integriert. Öffnen Sie b-logic® und wechseln Sie in den Programmteil, in dem Sie das Dokument hinzufügen möchten. Klicken Sie auf eine Datei (z.B. auf Ihrem Bildschirm oder im Windows Explorer), halten Sie die linke Maustaste gedrückt und wechseln Sie zu b-logic®.

Für das Wechseln gibt es zwei Möglichkeiten: Mit gedrückter linker Maustaste den Mauszeiger auf b-logic® in der Leiste am unteren Bildschirmrand bewegen, kurz warten bis sich b-logic® öffnet und die Datei im DMS ablegen. Oder Sie halten die linke Maustaste gedrückt und wechseln mit [Alt] + [Tab] zu b-logic® und legen dann die Datei ab.

Hinweis: Sie können immer nur eine Datei per Drag & Drop hinzufügen!

3. Objektverknüpfungen

Zu jedem logischen Objekt können Sie eine Verknüpfung zu einem anderen Objekt herstellen. Dies hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern Verbindungen besser zu erkennen.

Wollen Sie nun zu diesem Artikel eine Objektverknüpfung erstellen, so wählen Sie im Baum "Objektverknüpfungen" aus und gehen anschließend auf "Neu". Es erscheint ein Fenster in welchem Sie wählen können, mit welchem anderen Objekt der Artikel verknüpft werden soll. Danach erscheint die entsprechende Suche, in welcher Sie nur noch das passende Objekt auswählen müssen. Nun brauchen Sie nur noch zu speichern und die Verknüpfung dieser beiden Objekte ist hergestellt.

Beispiel: Sie haben zu einem Artikel alle möglichen Lieferanten in einer Adressliste zusammengestellt und wollen diese nun mit dem Artikel verknüpfen. Sie wählen in der Objekt-Auswahl dazu "Adressliste" und in der folgenden Suche die von Ihnen erstellte Adressliste.

4. Archiv

Ein weiterer Dokumententyp ist das Archiv. Sie können Dateien archivieren, den dazugehörigen Pfad können Sie in den "Allgemeinen Grundlagen" definieren. Wenn Sie ein Dokument in der Baumstruktur auswählen, dann haben Sie die Möglichkeit auf der rechten Seite mit einem Klick auf "+ Aktion aufrufen" ein Aktionsmenü zu öffnen. In diesem Menü stehen Ihnen grundlegende Funktionen wie zum Beispiel: Kopieren, Verschieben, Löschen,... zur Verfügung. Sie haben aber auch die Möglichkeit das ausgewählte Dokument zu archivieren oder es wiederherzustellen. Wenn ein Archivpfad hinterlegt wurde, dann wird die Datei dahin verschoben. Bei keinem angegebenen Archivpfad, wird das Archiv-Bit bei der Datei gesetzt, d.h. das bedeutet soviel wie sie wird als archiviert markiert, auch wenn Sie nicht im Archiv gespeichert werden kann.

5. Notizen / Aktvitäten

Alles Wissenswerte über Notizen und Aktivitäten finden Sie hier...

6. Dokumenten-Vorlagen

Bei der Erstellung einer neuen Vorlage unter [System] → [Anpassungen] → [Vorlagen] können Sie nun gleich die Zielgruppe für das DMS definieren. Ausserdem können Sie eine Namensbildungsvorschrift für die jeweilige Vorlage angeben. Sie haben verschiedenen Möglichkeiten bei der Namensbildungsvorschrift. Es gibt drei Felder die Sie kombinieren können: [MAKRZ], [DATEINAME] und [DDMMYY]. Allerdings können Sie das Feld für Datum und Uhrzeit nochmals nach Ihren Wünschen gestalten, da es ja verschiedenen Möglichkeiten gibt das Datum und die Uhrzeit darzustellen.:

Dies sind nur Beispiele für das Datumsformat:
DDMMYY    DD.MM.YY    MMDDYY    YY-MM-DD    DD.MM.YYYY    YYYYDDMM  
DD.MM.YY HH:MM      YYYYMMDD HH:MM     DD.MM.YYYY HH:MM    DD-MM-YYYY HH:MM

Texte die nicht in den eckigen Klammern stehen, werden immer bei der Namensbildung verwendet:

[DD.MM.YY]Zufallstext[CRR].dot

dann würde der Name, wenn man von einem bestimmten Datum ausgeht, wie folgt aussehen:

13.03.82ZufallstextCRR.dot

7. Dokumentenmanagementeinstellungen

Grundeinstellung

Pfadangabe: Auswahl der Art wie Dateien abgelegt werden sollen:

1. Ablagesystem
2. "Speichern unter" - Fenster erscheint
3. Datei bleibt an dem Pfad
4. Pfadangabe um Dokumente in einem gemeinsamen Ordner für alle Mitarbeiter abzulegen

Je nach Auswahl der "Pfadangabe" werden nun die nächsten Felder freigeschalten. Wenn Sie die empfohlene Einstellung "Ablagesystem" verwenden, dann können Sie die Pfade in denen die Dokumente abgelegt werden sollen, selbst definieren. Den Zeichnungspfad können Sie erst eingeben, wenn Sie die Gruppe ausgewählt haben.

Die Bildung der Pfadstruktur können Sie ebenfalls bestimmen

Artikel:

  1. nach Artikelgruppe
  2. nach Artikelnummer
  3. nach Artikelsuchwort
  4. nach Gruppe\Artikelnummer
  5. nach x Zeichen von der Artikelnummer \ Artikelnummer (dabei wird das Feld Zeichenanzahl freigegeben und Sie können die gewünschte Anzahl eintragen)

Adressen:

  1. nach 100 \ KDNR
  2. nach dem Suchwort
  3. nach der Gruppe
  4. nach der Kunden- bzw. Lieferantennummer
  5. nach Firmentyp \ x-Zeichen \ Adrsw_Nr
  6. nach x-Zeichen des Suchworts \ Suchwort

Zusätzlich können Sie noch bestimmen ob Dokumentengruppen bei der Pfadbildung eine Rolle spielen sollen. Dazu müssen Sie den Haken setzen.

Physikalisches Löschen der Datei:

- Hinweis bringen
- nur als DBADMIN möglich
- Abfrage
- niemals

Wählen Sie nun noch aus unter welcher Struktur die in der Fertigung abgelegten Dokumente gespeichert werden sollen:
- Kunde
- Artikel

Wählen Sie aus was mit den Dateien bei der Ablage passieren soll.
- kopieren
- verschieben
- überschreiben
- umbenennen

Erweitert

Setzen Sie in der ersten Zeile den Haken, wenn beim Öffnen des Artikels oder der Adresse überprüft werden soll, ob ein Dokument noch vorhanden ist oder nicht.

Sie können ebenfalls die Dateitypen angeben, die in der Vorschau bei den jeweiligen Artikeln angezeigt werden sollen. Die Größe der Dateien, die in der Vorschau angezeigt werden, können Sie auch bestimmen. Standardmäßig beträgt die Maximalgröße 102KB.

Darstellung der Dateien in der Baumstruktur:

1. Suchwort + Hinzugefügt am
2. Dateiname
3. Dateiname + Hinzugefügt am
4. Dateiname + Suchwort
5. Hinzugefügt am + Dateiname
6. Hinzugefügt am + Suchwort
7. Suchwort
8. Suchwort + Dateiname

Beim Erstellen von Briefen soll die entstandene Datei:

- auf dem Desktop gespeichert werden
- automatisch über das DMS verwaltet werden
- über ein Abfragefenster soll entschieden werden

Möchten Sie abgewickelte Aktivitäten standardmäßig anzeigen? Wenn ja, dann setzen sie den Haken.

Struktur-Bereinigung

Dieses Modul sucht nach Dokumenten, die nicht der eingestellten DMS-Struktur entsprechen. Es wird der tatsächliche Dateipfad angezeigt und der SOLL-Dateipfad bzw. SOLL-Dateiname. Wählen Sie nun aus für welche Dateien (einzeln, alle, keine) die Bereinigung durchgeführt werden soll und klicken Sie auf "Anwenden".

Suchlauf

Der Suchlauf sucht nach Dokumenten, die in der Struktur existieren, die aber nich verwiesen sind. Wählen Sie bei gefundenen Dateien Typ und Objekt aus und klicken Sie auf [Anwenden] um das Dokument in die Struktur aufzunehmen.