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DISPO
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System - ReorganisationDispositionen werden im Hintergrund von b-logic® permanent gepflegt. Durch einen Servercrash oder Hardwarefehler, kann die Disposition beschädigt werden. Wenn zum Beispiel bei der Übergabe einer Preisanfrage in eine Bestellung ein hardwarebedingter Absturz auftritt, ist es möglich, dass die Dispo gesetzt, aber der Beleg nicht erstellt wurde. Demnach wurden keine Artikel bestellt, das System rechnet aber mit einer Disposition. Fehler können also sein:
Um Fehler in der Disposition zu reorganisieren drücken Sie den Schalter "Start!". Eine Abfrage fordert Sie auf sicherzustellen, dass alle anderen Nutzer abgemeldet sind. Es erscheinen alle fehlerhaften Dispositionen. Mit "Speichern" beheben Sie alle Fehler in der Disposition. Durchrechnen von automatisch erzeugten Artikeldaten. Dazu zählt insbesondere die Kategorie. Haben Sie Änderungen an den Kategorieeinstellungen getroffen, so sollten Sie hier Ihre Artikeldaten neu berechnen lassen. Unter gewissen Umständen, kann es sinnvoll sein, alle Konditionen einen bestimmten Lieferanten oder Kunden betreffend zu löschen. Geben Sie hierzu die Kunden oder Lieferantennummer in das vorgegebene Feld ein und bestätigen Sie mit Enter. Jetzt wird Ihnen die Anzahl der vorhandenen Konditionen angezeigt. Mit einem Klick auf OK und der Bestätigung, dass diese Konditionen unwiderruflich gelöscht werden, führen Sie den Löschvorgang durch. Mit diesem Fenster können Sie die Gültigkeitsdauer aller eingetragenen Konditionen schnell und übersichtlich manipulieren. Bei einer großen Anzahl von Konditionen kommt es dabei auf den richtigen Umgang mit dem Komfortfilter an. Nachdem Sie das Fenster geöffnet haben, werden automatisch all Ihre eingepflegten Datensätze gezogen. Haben Sie mehr als 100 Datensätze, erscheint eine Meldung, die Sie nach Wunsch mit Ja bestätigen können, somit werden alle vorhanden Daten gezogen. Nutzen Sie den Komfortfilter, um nur die gewünschten Konditionen zu manipulieren. Jetzt können Sie das Gültigkeitsdatum Ihrer Konditionen, mittels des Datumseingabefeldes neben dem oberen "Setzen" Button, ändern. Die Änderung einer Artikelnummer hat weitreichende Folgen und sollte daher immer mit Bedacht gemacht werden. Dieses Fenster bietet die Möglichkeit die Artikelnummer eines bestehenden Artikels mit allen entsprechenden Konsequenzen (Belege, Konditionen, Fertigungsaufträge, Projekte, ... ) zu verändern. Durch Änderung der bei Artikelnummern zugelassenen Zeichen, kann es passieren, dass bereits eingetragene Artikel eine ungültige Artikelnummer aufweisen. Mit diesem Tool können Sie diese aufspüren und systematisch bearbeiten. Über die 3 Auswahlfelder auf der linken Seite können Sie wählen, nach welcher Art von fehlerhaften Artikelnummern Sie suchen möchten. Zur Auswahl sind hierbei: In der Mitte sind alle freigegebene, erlaubte und verbotene Zeichen aufgeführt. Die freigebenen Zeichen sind von b-logic® vorgegeben und nicht verbietbar. Alle weiteren druckbaren Zeichen einer Tastatur sind damit verboten, es sei denn, sie wurden explizit erlaubt. Die Vorgabe der erlaubten Zeichen entspricht den Einstellungen in den allgemeinen Grundlagen. Haben Sie nun alle Einstellungen über das Suchverhalten getroffen, so können Sie mit Suchen, den Suchlauf starten. Zuvor werden Sie jedoch noch darauf hingewiesen, dass dieser Suchlauf sehr lange dauern könnte. Nach Abschluss des Suchlaufes, der jederzeit beendet werden kann, ist die große Tabelle in der Mitte mit gefundenen Einträgen gefüllt. Die Vorschläge für die neuen Artikelnummern sind nach einem bestimmten Ersetzungsmuster erzeugt worden. Dieses Muster können Sie in der Tabelle oben rechts verändern. VZ steht hierbei für Verbotenes Zeichen. Wollen Sie einen Artikel nicht automatisch umbenennen, so entfernen Sie den Hacken in der letzten Spaltes dieses Artikels. Alle Hacken können mit "Alle" gesetzt und mit "Keiner" entfernt werden. Mit "Änderungen übernehmen" werden die Artikelnummern aller gewählten Artikel geändert. Mit dem Tool können alle Artikel Ihres Artikelstamms einer Branche zugeordnet werden. Dazu brauchen Sie lediglich die Branche wählen und mit "OK" bestätigen. Die Dublettensuche ist ein sehr mächtiges Tool zur Vermeidung von doppelten Adresseinträgen in den Datenbeständen. Gründe für doppelte Einträge gibt es genügend:
Damit ihre Bestände von solchen unnötigen Einträgen nicht zugeschwemmt werden, bietet b-logic® mit der Dublettensuche eine Möglichkeit, diese Einträge zu finden und zu beseitigen. Aber machen Sie sich keine Sorgen, Ihnen gehen keine warenwirtschaftlichen Daten verloren. Nachdem Sie das Fenster der Dublettensuche geöffnet haben, sollten Sie sich entscheiden, welche Datenbestände Sie durchsuchen wollen. Zur Auswahl stehen folgende Möglichkeiten:
In den Allgemeinen Grundlagen können Sie Grenzwerte bestimmen, mit denen Sie die Tolleranzgrenze für Einzelähnlichkeiten und kombinierte Ähnlichkeiten der Suche festlegen, da die Texte von Anschriften oder Firmennamen nicht immer 100%ig übereinstimmen müssen, um als Dublette zu gelten. So sollte doch eine Suche nach "Hauptstraße" auch "Hauptstr." oder "Hauptstrasse" finden. Wie sehr sich zwei Adressen in den Punkten Name, Anschrift und Telefonnummern gleich müssen, um als potenzielle Dublette erkannt zu werden, können Sie unter Einzelähnlichkeit manipulieren. Die kombinierte Ähnlichkeit mischt alle 3 Bereiche in einem angemessenen Verhältnis. Über dem "Dublettensuche starten"-Schalter wird Ihnen nun noch angezeigt, in wievielen Adressen gesucht werden muss. Achtung: Ab einer Adressmenge von ca. 1000 ist damit zu rechnen, dass der Suchvorgang mehrere Stunden dauern kann. Da während dieser Zeit das System stark belastet ist, ist es ratsam, solche Suchläufe durchzuführen, wenn Sie b-logic® in dieser Zeit sowieso nicht nutzen wollen (z.B. nachts). Nach Vollendung des Suchlaufes werden Ihnen im Baum links alle potenziellen Dublettenpaare aufgelistet. In der ersten Ebene befinden sich die Originale (bei der Suche Import / Stamm wären dies Adressen aus dem Adressstamm). Neben dem Suchwort wird Ihnen in Klammern hier angezeigt, wieviele potenzielle Dubletten zu dieser Adresse gefunden wurden. Wurde die Suche vorher abgebrochen, ist diese Angabe natürlich nicht vollständig. Ein Doppelklick auf die Original-Adresse lässt die Liste mit potenziellen Dubletten aufgehen. Hier steht neben dem Suchwort in Klammern die Wahrscheinlichkeit, dass diese Adressen gleich sind. Ein Klick auf die potenzielle Dublette stellt auf der rechten Seite Original und Dublette gegenüber. Hier werden Ihnen suchrelevante Angaben, wie Name, Anschrift und Telefonnummern angezeigt. Darunter wird Ihnen zusätzlich mitgeteilt, ob und wenn ja, wofür diese Adresse eingesetzt wird. Dies kann sehr schnell ein zu einem Entscheidungskriterium werden, welche der beiden Adressen gelöscht werden soll. Im unteren Bereich befinden sich die Schalter "Dublette entfernen" und "Keine Dublette". Mit diesen können Sie b-logic® mitteilen, ob es sich bei den beiden Adressen tatsächlich um Dubletten handelt, oder ob sie sich nur einfach ähnlich sind. Handelt es sich tatsächlich um eine Dublette, so drücken Sie "Dublette entfernen". Daraufhin wird Ihre Entscheidung im Baum durch entsprechende Bildchen markiert. Beachten Sie, dass bei der Markierung als Dublette bei einer Suche über Stamm / Stamm sowohl dieses Paar als auch das entsprechende Gegenstück markiert werden. Treffen Sie nun Ihre Entscheidungen. Die Markierungen die Sie vornehmen werden sofort gespeichert, die daraus resultierenden Änderungen (also das Löschen einer Dublette) werden jedoch erst durchgeführt, wenn Sie die Sicherheitsabfrage beim Schließen des Fensters mit "Ja" beantworten. |
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