Adressenstamm

Im Adressstamm von b-logic^® können Sie Ihre Adressen verwalten. Adressen können folgende Verwendungen finden:

eigene Niederlassungen / Abteilungen
Verwaltung der Mitarbeiter
Kunden / Lieferanten / Interessenten
Lagerstandorte (auch Projektlager)
private Adressen

Unteradressen

In b-logic^® arbeiten Sie mit einer Adressstruktur. So können Sie zu jeder Adresse beliebig viele Unteradressen anlegen. Dabei können Sie zwischen verschiedenen Adresstypen z.B. Organisation, Abteilung, Person u.a. wählen. Weiterhin kann eine Adresse in b-logic^® einer oder mehreren Firmen (Kunde, Lieferant, Interessent) zugeordnet sein. Sie legen also zuerst eine Adresse an und können dann daraus eine Firma generieren.

Ob Kontake von Unteradressen standardmäßig im Kontaktregister der Hauptadresse mit angezeigt werden sollen, ist in den Allgemeinen Grundlagen unter [Kontakt]->[Unteradressen anzeigen] einstellbar.

Neben den selbsterklärenden Adressfeldern gibt es im Adressstamm von b-logic^® nocht folgende wichtige Felder:

Adressnummer

b-logic^® vergibt jeder Adresse eine einzigartige fortlaufende Nummer.

Typ

In dem Klappfenster "Typ" legen Sie fest, um welchen Adresstyp es sich handelt. Die Typen sind nachfolgendem Schema vorgegeben.

Für die eigene betriebliche Organisationsstruktur gibt es zusätzlich den Typ "Mitarbeiter". Dieser kann jedoch hier nicht gewählt werden. Er entsteht wenn eine Adresse des Typs "Person" in den Grundlagen einem Mitarbeiter zugeordnet wird. Mehr dazu finden Sie hier...

Der Adresstyp "privat" kann nur von dem Benutzer gelesen werden, der sie angelegt hat. Zu solchen Adressen kann selbstverständlich keine Firma angelegt werden.

Sie haben noch die Möglichkeit eine Adresse als sehr wichtig zu kennzeichnen. Dazu können Sie im Adressenstamm unter dem Feld "Status" einen Haken beim Feld "VIP" setzen. Gekennzeichnete Adressen werden zum Beispiel bei einem Anruf gesondert hervorgehoben.

Jede Adresse kann ebenso einem Betreuer zugeordnet werden. Dieser im rechten unteren Teil des Fensters ausgewählte Mitarbeiter kann dann einer Kostenstelle zugeordnet werden.

Suchwort

Hinweis: Mit einem Doppelklick in das Feld Suchwort wird automatisch die erste und dritte Zeile von dem Namen übernommen. Das Suchwort darf maximal 40 Zeichen haben. Natürlich kann es auch später noch editiert werden, jedoch nicht wenn Dokumente im Dokumentenmanagementsystem dafür angelegt sind.

Das Suchwort für den Typ "Person" wird aus der ersten und dritten Zeile vom Namen generiert. Zusätzlich wird abhängig vom angegebenen Geschlecht "Hr" oer "Fr" davor gesetzt.

Postanschrift

Sie können in der Postanschrift folgenden Daten hinterlegen:

Name, Anrede, Anschrift, PLZ, Ort, Bundesland und Land.

Personendaten

Wenn Sie eine Haken bei "Personendaten eingeben" setzen und die Adresse vom Typ Person ist, dann werden die Felder editierbar.
Folgende Daten können im Bereich "Person" angegeben werden:

Vorname, Nachname, Geschlecht, Titel, Mitarbeiterfunktion und bis zu zwei Sprachen.

Hinweis

Zu jeder Adresse kann ein zusätzlicher Hinweistext angelegt werden. Beginnt dieser Text mit einem ! so wird dieser bei jeder Verwendung in Belegen zur Information mit angezeigt. Ist in den allgemeinen Grundlagen bei "Belege" => "Hinweisfenster" der Haken gesetzt, so wird der Hinweis (wenn er nicht leer ist) immer angezeigt.

Möchten Sie diese Funktion überhaupt nicht nutzen, so tragen Sie die gewünschte Information in das darunterliegende Textfeld ein.

Kategorie

Teilen Sie Ihre Adressen in Kategorien ein, um besser nach ihnen suchen zu können.

Adress-Verwendung in

Hier können Sie einstellen, in welchen Belegtypen diese Adresse verwendet werden darf. Dies ist insbesondere bei Unteradressen (Abteilungen oder Niederlassungen) sinnvoll. Es sind hierbei folgende Belegtypen möglich:

Bestellung / Preisanfrage (Einkauf)
Angebot / Auftrag (Verkauf)
Lieferadresse
Rechnungsadresse

Bei einer Adressneuanlage, werden die Adresseigeschaften bereits vorbelegt und können gegebenenfalls geändert werden.
Interessent -> Angebot
Kunde -> Angebot, Lieferschein, Rechnung
Lieferant -> Bestellung

Nach dem Speichern der neu angelegten Adresse werden die Register Kontakt, Schlagwörter und Dokumente aktiviert. Ist die Adresse vom Typ Person, so ist zusätzlich das Register Person anwählbar, in welchem Sie erweiterte personenbezogene Daten anlegen können.

Die Register im Überblick

Kontakt
Kunde / Lieferant / Interessent
Schlagwörter
Person

Das Dokumentenregister entspricht dem im Artikelstamm. Nähres dazu finden Sie hier...

Firma anlegen

Um zu einer bestehenden Adresse eine Firma anzulegen, gehen Sie bitte auf "Bearbeiten" => "Kunde" / "Interessent" / "Lieferant" oder wählen die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste.

Beachten Sie hierbei folgendes:

Sind Änderungen vorgenommen worden, müssen diese zunächst gespeichert werden.
Haben Sie kein schreibendes Recht für einen bestimmten Firmentyp ist diese Aktion nicht möglich.
Kunde und Interessent schliessen sich gegenseitig aus, aus Interessenten können jedoch Kunden werden. Dabei werden alle vorgenommen Daten übernommen.
Die Firma wird ohne Rückfrage sofort angelegt.

Kunden-, Interessenten- bzw. Lieferantennummern werden fortlaufend vergeben. Wie Sie beliebige Nummern erstellen, erfahren Sie hier...

Zum Löschen einer Adresse gehen sie auf "Satz" => "Löschen". Dieser Vorgang wird nicht durchgeführt, wenn Unteradressen vorhanden sind oder die Adresse in einem Beleg auftaucht.

Unteradresse anlegen

Zu jeder Adresse können Sie beliebig viele Unteradressen anlegen. Dazu wählen Sie "Bearbeiten" => "Unteradresse anlegen" oder drücken Sie in der Symbolleiste. b-logic^® legt daraufhin eine Kopie der aktuellen Adresse als Unteradresse an. Dabei wird dem Suchwort ein "-U" angefügt. Firmen werden hierbei ebenso nicht übernommen.

Um zwei bereits vorhandene Adressen miteinander zu verknüpfen, laden Sie die Adresse, welche später zur Unteradresse werden soll und wählen Sie "Bearbeiten" => "Hauptadresse zuordnen". Es erscheint die Adresssuche. Wählen Sie hier die neue Hauptadresse aus. Nach dem Speichern ist die von Ihnen geladene Adresse mit der gesuchten Adresse verknüpft.

Durch "Bearbeiten" => "Hauptadressenzuordnung löschen" können Sie diese Zuweisung wieder entfernen.

Adressen löschen

Eine Adresse kann nur dann gelöscht werden, wenn sie in keinem der folgenden Objekte verwendet wird:

Belege
Projekte
Konditionen
Fertigungsaufträge
Rechnungeingangs(-ausgangs-)buch
Vorgänge
Lager

Zu Adressen zugeordnete Firmen werden automatisch mit gelöscht, insofern sie die obigen Bedingungen erfüllen.

Die eigene Adresse

Ihre eigene Adresse ist nicht ohne weiteres im Adressstamm einzusehen. Für Informationen über ihre eigene Adresse wählen Sie "Hilfe" => "Ihre b-logic^® Version".

Dort können Sie viele Daten zu Ihrer Adresse entnehmen und neue Daten einpflegen. Dazu gehören Ihre Bankverbindungen, SteuerNr., Umsatz-Steuer-ID sowie individuelle Information. Diese werden dann in der Fußzeile ausgedruckter Belege dargestellt.

Desweitern können Sie bestimmen, ob Ihre Adresse als Belegadresse in Angeboten, Aufträgen, Preisanfragen, Bestellungen oder als Rechnungs-, sowie Lieferadresse fungieren soll. Setzen Sie dafür einfach den Haken unter "Belegadresse" bei den gewünschten Belegtypen.

Um zu Ihrer Adresse Unteradressen anzulegen, drücken Sie in diesem Fenster den Schalter "Eigene Adresse". Im sich nun öffnenden Adressstamm können Sie wie gewohnt Unteradressen anlegen.

Über den Schaltern "www" gelangen Sie zur b-logic^®-Homepage, über "Email" können Sie eine E-Mail an Böhmer IT-Systeme verfassen.

vCard exportieren / importieren

Sie können eine Adresse auch als vCard (elektronische Visitenkarte) speichern. Klicken Sie einfach auf "Bearbeiten" => "vCard erzeugen". Die erstellte vCard wird auf dem Desktop gespeichert und kann mit ihrem E-Mail Programm (z.B. Microsoft Outlook) geöffnet werden.

Um aus einer vorhandenen vCard eine Adresse zu erzeugen, müssen Sie nur eine neue Adresse öffnen und per Drag & Drop in den Adressenstamm ziehen.

Schlagwörter

Hier können Sie Ihren Kunden und Lieferanten Schlagwörter zuteilen. Das ermöglicht Ihnen eine schnelle und unkomplizierte Suche. Doppelklicken Sie auf das gewünschte Schlagwort um es auszuwählen. Wollen Sie ein Schlagwort entfernen, führen Sie einen Doppelklick auf den Begriff im Feld "zugeordnete Schlagwörter" aus.

Filter: Im Feld über den Schlagwörtern können Sie Buchstaben eingeben. Es erscheinen dann nur noch die Schlagwörter, die mit diesen Buchstaben beginnen.
Die Schlagwörter einstellen können Sie unter "Stammdaten" => "Grundlagen" => "Adressen".